Příchody a odchody, evidence náhradních dob

Primárními údaji agendy jsou informace o příchodech a odchodech pracovníků, které jsou pořízeny terminály pro sledování příchodů a odchodů. Agenda tyto údaje eviduje a evidované údaje uživatel nemá možnost odstranit ani měnit, protože byly reálně sejmuty z terminálů.

Na obrázku je vidět záznam terminálu (každý záznam terminálu je označen názvem terminálu, aby bylo patrno kde záznam vznikl), datem a časem příchodu či odchodu. Časy se v celém docházkovém systému evidují v minutách. Pokud zaměstnanec přijde v 06:00:55 tak evidovaný příchod je 06:00, pokud odejde v 13:59:59 tak evidovaný odchod je 13:59. Časy se tedy nezaokrouhlují, sekundy se neberou v úvahu.

Záznam terminálu není možno měnit. Vedoucí, v jehož středisku je pracovník zařazen však může opravit chyby v evidenci. Vedoucí nemůže změnit svůj záznam ani záznam jiného vedoucího. Personalista může změnit záznam každého pracovníka.

Pracovník by měl střídavě označovat příchody do práce a odchody z práce. Může však dojít k lidským chybám, kdy pracovník místo příchodu označí odchod nebo místo odchodu příchod, zapomene si průkazku nebo čip. Může dojít i k technickým chybám a odchod či příchod není zaznamenán. Vedoucí nebo personalista může provádět následující úpravy.

Pokud není zaznamenám příchod pracovníka prostřednictvím terminálu a je zaznamenám odchod pracovníka prostřednictvím terminálu, je možno manuálně doplnit chybějící příchod. Tento způsob opravy se používá v případě, že pracovník zapomene při příchodu označit na terminálu příchod.

Pokud není zaznamenám odchod pracovníka prostřednictvím terminálu a je zaznamenám příchod pracovníka prostřednictvím terminálu, je možno manuálně doplnit chybějící odchod. Tento způsob opravy se používá v případě, že pracovník zapomene při odchodu označit na terminálu odchod.

Pokud při odchodu pracovník nezaznamená, nebo zaznamená chybně důvod odchodu, je možno manuálně důvod odchodu opravit nebo je možno manuálně důvod odchodu odstranit.

Pokud není zaznamenám příchod ani odchod pracovníka prostřednictvím terminálu, je možno manuálně doplnit celý interval, tedy příchod, odchod i důvod odchodu. Tento způsob opravy se používá v případě, že pracovník zapomene průkazku nebo čip a nemá možnost svůj odchod a příchod zaznamenat na terminálu.

Pokud pracovník při odchodu označí na terminálu důvod odchodu tak je důvod odchodu zaevidován. Označený důvod odchodu na terminálu však nespuští automatické doplňování nepřítomností ani žádným jiným způsobem neovlivňuje data. Slouží jako informace pro vedoucího, aby se vedoucí snáze orientoval v přehledu docházky pracovníka.

Systém eviduje změny v příchodech a odchodech a eviduje i autora změny. Personalista má k dispozici informace o všech doplněných příchodech, odchodech a změnách důvodu odchodu.

Pokud chcete manuálně doplnit příchod nebo odchod pracovníka nebo chcete provést změnu důvodu odchodu tak přejděte do režimu editace záznamu.

Pokud chybí příchod (jako na tomto obrázku), je možno po kliknutí na zatržítko "Přidat příchod" doplnit údaje o příchodu. Doplnění je možné pouze tehdy, pokud není pořízen příchod z terminálu. Chybějící příchod je graficky zvýrazněn.

Systémem je automaticky přidán autor změny (přihlášený uživatel), tento údaj není možno změnit. Do místa pro poznámku je možno napsat libovolný vysvětlující text, nejlépe důvod proč byl záznam doplněn nebo vysvětlení důvodu odchodu. Poznámku není třeba vyplnit, nejedná se o povinný údaj.

Systém kontroluje jestli manuálně doplněné údaje nekolidují s ostatními údaji - dochází ke křížové kontrole intervalů. Pokud ke kolizi dochází, je o tom uživateli zobrazeno hlášení, a takový záznam není možno uložit.

Systém kontoluje ukládaný záznam nejen v rámci jednoho dne, ale v rámci celé docházky pracovníka.

Pokud chcete manuálně doplnit celý interval (pokud pracovník zapoměl průkazku nebo čip), pořiďte mauální záznam o docházce pomocí menu Docházka - Nový interval docházky nebo kliknutím na ikonu z nabídky. Zobrazí se detail nového záznamu.

Na obrázku je vidět detail nově pořizovaného záznamu a v rámečku pro záznam terminálu nejsou vyplněny žádné hodnoty. Pokud chcete zadat příchod klikněte na zatržítko "Přidat příchod" a doplňte údaje o příchodu. Protože byl kurzor nastaven na řádek 15.03.2010 (viz obrázek) tak do nového záznamu bylo vloženo stejné datum. Systém se vždy snaží nabídnout takové hodnoty, aby uživatel nemusel všechny údaje zadávat manuálně z klávesnice. Je možno nastavit i důvod odchodu. Pokud chcete zadat odchod klikněte na zatržítko "Přidat odchod" a doplňte údaje o příchodu. V případě potřeby můžete vyplnit i důvod odchodu. Záznam uložte.
  Pokud je záznam o docházce pořízen manuálně jako v tomto případě, je možno takový záznam ze systému odstranit pomocí menu Docházka - Odstranit vybraný interval.

Interval docházky, který není pořízen manuálně není možno odstranit, ani když má doplněn příchod či odchod uživatelem. Pokud je v systému interval, který je pořízen chybně, je třeba postupovat následujícím způsobem:

Kurzor v seznamu nastavte na chybný interval, přejděte do režimu editace a klikněte v rámečku "Docházka - záznam vedoucího" na tlačítko s červeným křížkem. Pořízený záznam o docháze z terminálu bude v systému bude, ale údaje nebudou zahrnuty do žádných výpočtů a systém je bude ignorovat. Tlačítko s křížkem bude vyměněno za tlačítko se zpětnou šipkou, kliknutím na toto tlačítku uvedete záznam do původního stavu, tak jak byl pořízen terminálem a systém s ním bude opět počítat. Záznam uložte.

Systém umožňuje evidovat nepřítomnost pracovníka, jako je například služební cesta, návštěva lékaře, dovolená atd. Záznam o nepřítomnosti je možno pořídit pomocí menu Docházka - Nová nepřítomnost nebo kliknutím na ikonu z nabídky. Zobrazí se detail nového záznamu.

Protože byl kurzor nastaven na řádek 01.03.2010 (viz obrázek), tak do nového záznamu nepřítomnosti bylo vloženo stejné datum. Protože 01.03.2010 je evidován odchod v 14:32, tak je tento čas použit jako čas začátku nepřítomnosti. Systém se snaží nabídnout takové hodnoty, aby uživatel nemusel všechny údaje zadávat manuálně z klávesnice.

Dále je nutno zadat důvod nepřítomnosti, možné důvody jsou patrné z obrázku. Jiné důvody nepřítomnosti není možno evidovat, pokud by nastala potřeba důvody nepřítomnosti rozšířit, tak je možné nové důvody doprogramovat.

Záznam je možno opatřit poznámkou. Při ukládání záznamu opět probíhají křížové kontroly intervalů. Protože se jedná o manuálně pořízený záznam, je možno takový záznam ze systému odstranit pomocí menu Docházka - Odstranit vybraný interval nebo kliknutím na poslední ikonu nabídky.

Nepřítomnost zadávaná na delší období (například dovolená) se rozdělí a uloží tak, aby pokryla předepsanou pracovní dobu pracovníka. Pokud pracovník pracovní kalendář zadán nemá, ukládaná nepřítomnost se rozdělí na intervaly od půlnoci do půlnoci. Pokud nepřítomnost nahrazuje práci (např. služební cesta, školení), tak se začátek a konec uloží tak, jak je zadal uživatel. U ostatních nepřítomností se začátek a konec vyplní podle kalendáře. Pokud je v intervalu, ve kterém se nepřítomnost dělí na dílčí intervaly nějaká schválená docházka, tak je přeskočena a na tyto schválené dny není nepřítomnost uložena.