Přehled a schvalování docházky, evidence přesčasových hodin

Primárními údaji agendy jsou informace o příchodech a odchodech pracovníků, které jsou pořízeny terminály pro sledování příchodů a odchodů. Pracovníci přicházejí a odcházejí, příchody a odchody se evidují prostřednictvím docházkových terminálů. Chybějící příchody a odchody může vedoucí doplnit, vedoucí může také doplnit celý chybějící intervaly docházky. Vedoucí může vkládat informace o nepřítomnostech pracovníka. Podrobné informace o těchto činnostech jsou k dispozici zde: Příchody a odchody, evidence náhradních dob

Pokud pracovník nemá přidělen pracovní kalendář, systém eviduje pouze příchody a odchody a v seznamu, ve sloupci Evidence, je počítána doba, která uplynula od příchodu do odchodu pracovníka. Neeviduje se saldo, přesčasy, neeviduje se ani vybraná dovolené a ostatní počítané údaje. K dispozici je pouze evidence docházky pracovníka.

Pokud má pracovník přidělen pracovní kalendář, je evidence docházky sledována podle tohoto pracovního kalendáře. Při každém zobrazení docházky pracovníka jsou všechny údaje přepočítány podle aktuálního pracovního kalendáře. Pokud dojde ke změně pracovního kalendáře pracovníka (u systému s interními pracovními kalendáři přidělením jiného kalendáře, u systému s importem kalendářů změnou v externím systému a následným importem dat) je docházka automaticky přepočítávána podle nového přiděleného kalendáře. Docházka je přepočítávána podle aktuálního pracovního kalendáře do té doby, dokud není schválena.

Schválení docházky zajistí uzamknutí záznamu, v záznamu již nebude možno provádět žádné změny a všechny vypočítané údaje jsou uloženy do databáze. V případě potřeby může záznam odemknout personalista. To je možné pouze v případě, že ještě neproběhla měsíční uzávěrka. Po provedené měsíční uzávěrce není možno záznam odemknout. Měsíční uzávěrku je možno provést pouze tehdy, když jsou všechny záznamy docházky spadající do uzavíraného měsíce schválené.

Vedoucí sleduje evidenci příchodů a odchodů, doplňuje nepřítomnosti a docházku, která je správně zaevidovaná může schválit. Na obrázku je vidět schvalovaný záznam docházky. Ze záznamu je patrno, že pracovník má vykázáno o 0:57 minut více než je doba předepsaná pracovním kalendářem. Pokud chce vedoucí tuto dobu nebo její část uznat jako přesčas (záleží na firemních pravidlech) přejde do režimu editace záznamu.

Před schválením docházky doporučujeme docházku za schvalovaný den zkontrolovat a zaevidovat případný schválený přesčas. Přesčas zaevidujte v rámečku Docházka jako Schválený přesčas (na obrázku v tomto případě jako příklad uvedeno 1:15 minut) a klikněte na zatržítko Schváleno a záznam uložte.
Pokud chcete pouze zaevidovat přesčas, postupujte stejně, neklikejte však na zatržítko Schváleno, ponechte jej nezatržené. Záznam uložte, přesčas bude zaevidován, záznam nebude veden jako schválený a půjde jej dále upravovat.
Pokud byl pracovník na jiné směně, než kterou mu předepisuje přidělený pracovní kalendář nesouhlasila by jeho docházka s přiděleným pracovním kalendáře a byly by vykazovány zároveň hodiny navíc i saldo. Tomu je možno zabránit tak, že pro vybraný den změníme pracovníkovi pracovní kalendář. Přejdeme do režimu editace záznamu a kliknutím na tlačítko se třemi tečkami na pravo od zobrazeného kalendáře přejdeme do agendy Kalendář. V agendě vybereme potřebný pracovní kalendář a kliknutím na přebírací tlačítko kalendář převezmeme. Po převzetí kalendáře bude docházka ve zpracovávaném dnu přepočítána podle převzatého kalendáře. Protože však výměna kalendáře může zasáhnout i do následujícího pracovního dne (například u noční směny) je automaticky zrušeno schválení docházky v následujícím dnu (poku už byla docházka schválena).
Důležité: Pokud je docházka za jeden den evidována na více řádcích, je třeba si uvědomit, že se docházka chvaluje vždy za celý den najednou a to na posledním řádku dne.

Ve spodní části detailu docházky jsou zobrazeny souhrnné informace za celé zobrazené období. Měsíční úvazek pracovníka v hodinách, jeho nárok na dovolenou ve dnech, kolik dovolené zaměstnanec celkem čerpal do konce zobrazeného období. Dále je zde zobrazen přesčas pracovníka a celková bilance přesčasů (přesčas+saldo). Pole Převod je hodnota přesčasu převedená z posledního uzavřeného období. V pole Aktuálně se zobrazuje hodnota uznaného přesčasu od posledního uzavřeného období. Hodnoty posledního uzavřeného období mohou být po vytvoření uzávěrky importovány z externího informačního  systému.

V případě změny přesčasu se podle zadané hodnoty mění hodnota aktuální a celková u Bilance hodin přesčasu. Skutečně bude zadaná hodnota připočtena až po schválení editované docházky pracovníka (viz na obrázku nadpis Po schválení).

Po uložení záznamu je vidět, že je záznam je schválený (na konci řádku je graficky znázorněno, že se jedná o schválený záznam). Protože byla doba 0:45 uznána jako přesčas, je ve slupci Přesčas tato doba zaevidována. Uznání této doby nemá vliv na sloupec Navíc(+), v tomto sloupci se hodnota nemění, význam hodnot v jednotlivých sloupcích je vysvětlen zde: Příchody a odchody, evidence náhradních dob

Pokud chcete docházku jen schválit (není potřeba dělat žádné úpravy, není potřeba evidovat přesčas) tak můžete použít zrychlený způsob schválení docházky. Buď 2x klikněte (dvojklik) do místa pro grafický symbol schválené docházky pro schvalovaný den, nebo nastavte kurzor na docházku schvalovaného dne a stiskněte na klávesnici Ctrl+D. Po dvojkliku zůstává kurzor na vybraném řádku, při schválení z klávesnice se kurzor posune na další den, aby bylo možno ve schvalování plynule potračovat.

Při použití zrychleného schvalování docházky je zobrazen dotaz, zda chcete vybranou docházku schválit. Dotaz je zobrazen proto, aby bylo možno zabránit nechtěnému schválení docházky (schválenou docházku může odemknout jen personalista). Zobrazování dotazu může uživatel vypnout v nastavení aplikace - menu "Nástroje - Nastavení - Docházka".

Odstranění docházky zaměstnance

Uživatel může odstranit pouze tu docházku zaměstnance, která nebyla pořízena strojně na terminálu. To znamená, že může uživatel odstranit i vložené nepřítomnosti. Při odstranění docházky se do vlastnosti Schválený přesčas dosadí nula.